相見積もりを依頼する際の注意点
相見積もりを依頼するときには、いくつか注意点があります。
- 自社で要求スペックや諸条件（支払条件、納期、作業内容）の基準を設けて、全ての業者をその基準に統一させましょう。
- 業者とのやりとりは議事録やメールなどで記録を残しておきましょう。
- 相見積もりの業者数は伝えてはいけません。
- 他の業者の名前や見積もり金額は伝えてはいけません。
- 仕様漏れ、仕様変更などが発覚した際には、速やかに全ての業者へ修正を連絡して見積もりの再提示を依頼しましょう。
また、相見積もりを依頼する際には、気をつけておくべき重要なポイントがあります。
それは「自分が発注側である」ということを自覚することです。
交渉の場に立つということは、すなわち「交渉相手に厳しいことを要求する」ということになります。
極端な言い方をすれば「厳しいことを避けたい相手を自分の思惑通りにさせる」ことでもあります。
しかし、交渉の場に立つと「交渉相手の立場になって考えてしまう人」がいます。
「無理を言って、困らせて申し訳ないな」とか「いつもお世話になっているから、こちらが譲歩したほうがいいかな」というふうに考えてしまうんですね。
これは心が優しい方に多いです。
ただ、初めの段階から「値引きは無理かも」などと考えていると交渉相手には見透かされてしまいます。
そうなると見積もりの相手はこちらの言うこと（値引き要求）を聞きいれてくれなくなってしまいます。
また、正当な値引きを要求しているにもかかわらず、「その金額（値引き）は常識外だ！」「そんな金額は業界的にありえない」などという相手もいます。
もちろん、法外な値引き要求は避けなければなりませんが、あまりにベンダーの言いなりになってしまうのも考えものです。
どうしても「交渉相手に強く言えない」という人は、自分の会社の同僚や家族の立場になって考えてみてはどうでしょうか。
値引きをしてもらって少しでも利益を出すことで、まわりまわって身近な人の給料が増えて幸せになれる、と考えれば、言うべきことは言えると思います。
ですので、「自分は発注側である」という立ち位置だけは、見失わないように気をつけてくださいね。
無事に相見積もりが取れたら、見積もりの比較表を作成しましょう。
このとき、一番高い価格を提示した業者の価格を「基準価格」として設定し、その価格からの値引率を記載すると分かりやすくなります。
採用するベンダーが決まったあとは
採用する取引先が無事に決まったあとは、相見積もり先に断りの連絡をいれなければなりません。
相見積もりにご協力いただいたベンダーには感謝の気持ちをこめて、「丁重に」お断りを伝えるようにしましょう。
断り方としては、他社に決まった理由（最安値だったなど）を正直に伝えるようにしましょう。ただし、その際に相手先は決して明かさないようにしてください。
また、本当は他社から購入しているのに「予算の都合が合わなくなって購入を見送った」などと、嘘を伝えるのはよくありません。
全てを正直に話す必要はありませんが、決して嘘はつかないようにしましょう。
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